يحتفظ الأمثل بالموجودات ضمن فئات متعددة على حسب رغبة المستخدم . كما تربط الموجودات بأقسام الشركة والموظفين أيضاً . ولا توجد حدود لعدد الفئات والأقسام المرتبطة بالموجودات. كما يمكن للمستخدم تحديد التصنيفات الأخرى بحسب الاحتياجات الخاصة بالشركة، بالإضافة لحقول إضافية يوفرها النظام ليتم استخدامها بحسب اختيار المستخدم واحتياجاته.

إدخال البيانات

يتم تسجيل كل البيانات المتعلقة بشراء الأصل وتشمل :

• وصف كامل للأصل.
• بيانات كاملة عن أمر الشراء، والفاتورة، وتفاصيل الدفع ( والمتصلة بنظام حسابات الدائنين). كما يمكن تسجيل المدفوعات بالعملة الأجنبي
• بيانات التسجيل بما في ذلك تاريخ بداية و نهاية صلاحية التسجيل والمبلغ.
• بيانات التأمين مثل رقم البوليصة و تاريخ بداية و انتهاء صلاحيتها.

• شراء الأصول، وبيعها، وانتهائها بسبب التقادم أو اتلافها، مع ترحيل تلقائي للقيود المحاسبية الناتجة واحتساب آني لمبالغ الخسارة أو الربح من هذه العمليات إلى حساب الأستاذ العام حسب النسب المقررة للحسابات المتأثرة.
• معالجة خلفية للقيود المحاسبية في الأستاذ العام حال تصديق مدخلات العمليات المختلفة.
• معالجة القيود الخاصة بالاستهلاكات الشهرية بشكل آني وتلقائي حسب أوامر ورغبات المستخدمين.

استرجاع البيانات

• كما يمكن الاحتفاظ بصورة فوتوغرافية للأصل الثابت كذلك بمكن الاحتفاظ بجميع وثائق الأصل عن طريق المسح الضوئي.

ولترحيل القيود المحاسبية، فإن النظام يقوم بتخزين المعلومات التالية لكل أصل ثابت و استخدامها لترحيل الاستهلاك الشهري:

• العمر الافتراضي للأصل.
• الاستهلاك الشهري.
• قيمة الخردة.
• الحسابات المتأثرة بالقيود وبأية نسبة ( ويمكن   استهلاك أي أصل إلى عدة حسابات -على سبيل المثال- حسب مراكز الربح).

ويوفر النظام تفصيل تاريخي شامل عن الاستهلاكات لكل أصل من خلال الشاشات بحيث تشمل مبالغ الاستهلاكات بعد الانتهاء من كل دورة لمعالجة الاستهلاك.

• قائمة بجميع الأصول الثابتة في للشركة
• تقرير موجز لشراء الأصول، وإلغاؤها لأي فترة زمنية.
• الأصول الثابتة بالدائرة
• جدول استهلاك الأصول بالرمز، أو بالتصنيف لأي فترة زمنية
• جميع التقارير متوفرة على مستوى الشركة أو على مستوى الفروع.