يوفر نظام الأمثل ثلاث فئات رئيسية لمواد المخزون: بضائع مخزنة، بضائع غير مخزنة، والخدمات. ولكل فئة، يمكن تقسيمها إلى أصناف رئيسية وأصناف فرعية، ويتسع اسم الرمز إلى 100 حرف. ويقوم نظام الأمثل للمخزون  بإدارة مخزونك بالطريقة التي ترغب سواء كانت (ما يدخل أخيراً يخرج أولاً) ، أو ( ما يدخل أولاً يخرج أولاً)، أو القيمة المتوسطة للمخزون. كما يمكن استخدام مواقع تخزين مختلفة مع مراقبة الحركة فيها من موقع إلى آخر.

إدخال البيانات

يستطيع نظام الأمثل تخزين ما تشاء من معلومات لكل رمز مخزون وعلى سبيل المثال لا الحصر:

• سهولة التعامل مع الرزم ولأي عدد من مواد المخزون.
• سهولة التعامل مع الأوزان وكسور الكميات.
• إمكانية قراءة الرموز العمودية باستخدام جهاز القارئ الإلكتروني.

ويضاف إلى ذلك ترحيل القيود المحاسبية بعد الانتهاء من إدخال كل معاملة، ويقوم نظام الأمثل أيضا بالعمليات التالية:

• تحديث متوسط سعر التكلفة،والكمية الباقية من المخزون، والكمية تحت الطلب.
• بيان الكميات المتوفرة في كل مخزن لتسهيل مهمة جرد البضائع.
• عرض مستويات المخزون في كافة الأوقات بهدف معرفة البضائع الواجب شراؤها بعد وصول الكمية المتوفرة لمستوى الحد الأدنى للبضاعة بناء على احتساب الكميات المتوفرة والكميات تحت الطلب.
• مراقبة الكميات تحت الطلب بموجب أوامر الشراء ويتم ذلك حسب الكميات المقررة في مستويات إعادة الطلب والمحددة مسبقا في سجل مادة المخزون.
• احتساب الأجزاء المجمعة ومراقبة مستوى كميات تلك الأجزاء تبعاً للعدد المطلوب.

• الاحتفاظ بموردين متعددين وجداول تسعيراتهم.
• سهولة إدخال قوائم أسعار بيع متعددة ومستويات الخصوم المسموح بها (وضبط ذلك أثناء عملية البيع).

• إمكانية البحث عن المواد المتسلسلة باستخدام رمز الجهة المنتجة، ورمز بضاعة المنتج ورقمها.
• إمكانية لصق أو مسح صور البضاعة، علاوة على إمكانية إدخال أي أوصاف إضافية أخرى.

المعالجة

أولاً، يسهل النظام تسجيل الأعمال المختلفة التالية:

• استلام البضائع (ويسمح بأوامر استلام متعددة لكل طلب شراء مع مطابقة أسطر طلب الشراء).
• مردودات المشتريات والمبيعات (مع قدرة ربطهم بمعاملات البيع أو الشراء الأصلية).
• تسويات المخزون والخصومات (مثل إعدام المخزون، تحويل المخزون بين مواقع المخازن).
• تجميع المنتجات أو تفكيكها

استرجاع البيانات

كما يتميز نظام الأمثل بقدرة فائقة على استرجاع واستخراج المعلومات بطريقة سهلة ومرنة لعرضها سواء على الشاشة أو في الطباعة، ومن هذه المعلومات الكشف الرئيسي لمواد المخزون، وكمية المخزون في كل مخزن، وقائمة الأسعار (مع سرعة إمكانية التعديل)، وتقييم البضاعة، وكشف البضاعة تحت الطلب، وكشف البضائع المردودة .. الخ. ويتم البحث عن هذه المعلومات بسهولة  عبر استخدام محركات البحث وتوفر خيارات الترتيب والتبويب على أي حقل معلومات. والجدير بالذكر أن بإمكان النظام الانتقال بيسروسهولة من شاشات البضائع المستلمة إلى أمر الشراء الأصلي أو من شاشات البضائع المسلمة إلى الفواتير والأرصدة.