إن الحاجة لتحويل الأموال من مكان لآخر والتي غالباً ما تكون تحويلات عبر الدول وعبر القارات هي سمة عالم الأعمال اليوم. عندما يكون عملك في مجال تحويل الأموال فإن الكثير من الأفراد والشركات ستعتمد عليك في هذا الأمر وبالتالي فإن قدرتك على الارتقاء لمستوى توقعاتهم سيكون ضرورياً لبقاء شركتك ونجاحها.

إن نظام الأمثل لتحويل الأموال هو نظام مبني بالكامل على طريقة الويب وصمم لإدارة جميع الجوانب المتعلقة بأعمال التحويل. يقوم النظام بالاهتمام بالأنشطة الرئيسية في أعمالك مثل:

• التحويل المحلي حيث يمكن تحويل الأموال من موقع لآخر من خلال الفروع المختلفة لشركتك والتي قد تكون في نفس الدولة/ المقاطعة باستخدام أي عملة من العملات وفي هذه الحالة لا يتوجب استخدام وسيط خارجي في العملية.
• التحويل الدولي الذي يتم من خلال الشبكات مثل وسترن يونين (Western Union) ومونيجرام  (MoneyGram) وغيرها حيث تكون التسويات الدورية بينهم وبين شركتك ضرورية.

يشتمل نظام الصرافة على نظام فرعي للاستاذ يهتم بأرباح وخسائر كل عملية من عمليات صرف العملة باستخدام طريقة FIFO لإدارة المخزون.

يقوم النظام بإدارة عدد غير محدود من عمليات الفروع والمواقع مهما كان عددها مع توفير تقارير فردية أو مدمجة ما يساعد المستخدم على تأسيس نظام رقابة وتحكم مركزي.

أهم المميزات التي يوفرها النظام

الإعداد المبني على المعايير

إن قسم الإعداد في نظام الأمثل لتحويل الأموال يعتمد على المعايير التي يحددها المستخدم. يتميز الإعداد في هذا النظام بأنه بالغ التفصيل ويسمح باستخدام أي عدد من المعايير ما يسمح بتلبية المتطلبات الخاصة بالشركة ويتكون قسم الإعداد في نظام الأمثل لتحويل الأموال من التالي:

• العملات وكسورها ورموزها
• العملة الأساسية والعملة الفعلية
• فروع الشركة ورموزها
• سعر تداول العملة الحالي مقابل العملة الأساسية
• السعر اليومي لبيع وشراء النقد
• رموز تحليل مراكز الربحية
• عمولة الصرف والتكاليف الأخرى
• تفاصيل بيانات البائعون
• تفاصيل بيانات مشرفو المواقع

سهولة إدخال البيانات

من أجل إدارة دقيقة لأعمالك في صرف العملات، تم التأكد من جعل عملية إدخال البيانات أسهل ما يمكن من خلال شاشات خطواتها سهلة الاستخدام وذاتية الشرح. سيقوم نظام الأمثل للصرافة بتخزين جميع المعلومات المتعلقة بهذا النوع من الأعمال مثل المعلزمات التالية:

• تفاصيل عمليات التحويل الدولي مع اسم المرسل ، واسم المستقبل، وسبب التحويل، والعملة، والمبلغ المحول.
• تفاصيل عمليات التحويل الدولي مع اسم المرسل ، واسم المستقبل، وسبب التحويل، والعملة، والمبلغ المحول.
• تفاصيل المدفوعات التي تقوم بها الشركة بناءً على تعليمات شبكات نحويل الأموال.
• تفاصيل المدفوعات التي تقوم بها الشركة بناءً على تعليمات فروعها.
• تحديث تلقائي بعد كل عملية للمبالغ المتوفرة من كل عملة واحتساب القيمة المساوية بالعملة المحلية.
• تفاصيل نقل العملة من موقع أو فرع معين إلى آخر.
• إمكانية إلغاء أي عملية من عمليات البيع، أو الشراء، أو النقل لأي سبب من الأسباب.

التنفيذ

يقوم نظام الأمثل للصرافة بتنفيذ الأعمال التالية:

• تنفيذ جميع العمليات بشكل مباشر مع الأخذ في الاعتبار جميع التغييرات الناتجة وتحديث وضع العملة وما يقابله بالعملة المحلية.
• الاقفال اليومي لكل أمين صندوق مع تفاصيل جميع العمليات لليوم.
• الاقفال اليومي لكل موقع مع تفاصيل جميع العمليات لليوم.
• الاقفال اليومي للصندوق الرئيسي ودمج جميع العمليات من الفروع والمواقع المختلفة.
• جمع تفاصيل التسويات مع شبكات تحويل الأموال ومع الفروع الأخرى في الشركة.
• اصدار مختلف التقارير الإدارية والمختصرة.

استرجاع البيانات

يتميز نظام الأمثل لتحويل الأموال بسهولة وفعالية الاستفسار عن واسترجاع البيانات بالإضافة إلى اصدار التقارير سواء المفصلة أو المختصرة ويمكن الحصول على كل ذلك بضغطة زر.

يقوم النظام بإصدار تقارير البيع والشراء والإلغاء بناءً على عدة معايير مثل:

• العملة
• الموقع
• البائع
• نوع الزبون
• النشاط
• رمز التحليل
• القيود المحاسبية

التسوية

بما أن هناك العديد من العمليات التي تتم بين شركتك و شبكات تحويل الأموال مثل وسترن يونين (Western Union) ومونيجرام (MoneyGram) وغيرها فإن التسويات الدورية بينهم وبين شركتك ضرورية لتسوية الأرصدة بينكم. يمكّن نظام الأمثل لتحويل الأموال المستخدم من إدارة جميع العمليات بدقة وسهولة كما يمكن للمستخدم تسوية الأرصدة بين الفروع بنفس الطريقة.

من المميزات الأخرى لنظام الأمثل

بطاقة الولاء للزبائن الدائمون: يمكّنك النظام من إصدار بطاقات الولاء للزبائن لذين يستخدمون خدمات شركتك بشكل دائم لتحويل أموالهم لنفس المستقبلين لتجنب تكرار ملئ البيانات مرة بعد أخرى.

نظام المساعدة الشامل: إذا ظهرت الحاجة للمساعدة في أي وقت وأثناء استخدام أي جزء من أجزاء النظام، ستظهر نافذة المساعدة المتعلقة بالجزء المطلوب لتقودك خطواتها لتنفيذ الاجراءات المطلوبة. يوفر دليل المستخدم في نظام الأمثل تفاصيل شاملة ودقيقة تمكن الموظفين والمستخدمين من الاستفادة القصوى من المميزات النافعة التي يوفرها نظام الأمثل للصرافة.

التكامل: من مميزات نظام الأمثل للصرافة أنه يمكن ربطه بشكل كامل بأنظمة الأمثل الأخرى مثل الأستاذ العام، والمدفوعات، وإدارة الموارد البشرية، الخ.